Una buona Hostess congressuale,dovrà rendersi disponibile ad aiutare gli operatori e gli organizzatori dell'evento ad allestire gli spazi per l'occasione.

Prima dell'arrivo degli ospiti dovrà predisporre un tavolo,che servirà come desk accredito ed info point.

In alcuni casi vengono preparati due desk uno riservato agli ospiti ed uno riservato alla stampa.

Sarà importante controllare che il tavolo dei relatori,posto all'interno della "sala conferenza",sia in ordine con microfoni,bicchieri e bottiglie d'acqua (una naturale ed una gasata).

Organizzare un punto guardaroba,dove tutti i partecipanti avranno la possibilità di depositare giacche e/o borse ingombranti.

Munirsi di contromarche e materiale da cancelleria.
Accogliere gli ospiti al loro arrivo e provvedere all’accreditamento degli stessi.

Orientarli all’interno della sala dove si svolgerà l'evento fornendo informazioni sul programma della giornata, sulla location ed esaudire eventuali richieste espresse dai partecipanti.
Compito della Hostess Congressuale sarà anche quello di gestire il materiale informativo,brochure e cartelle stampa,da consegnare agli ospiti.
Rendersi disponibile nell’intero corso di svolgimento del congresso.

Presenziare in sala per assistenza e passaggio del microfono tra il pubblico per le domande ai relatori.
Fondamentale l'assistenza degli ospiti durante le eventuali attività collaterali o durante gli spostamenti (servizio transfer)da e verso le strutture ricettive.

Requisito fondamentale, una buona padronanza della lingua inglese.